¶ 🤖 O que são as automações na MEXX
As automações da MEXX ajudam sua equipe a tornar o atendimento mais rápido e inteligente, executando ações automáticas com base em regras e condições definidas.
As automações da MEXX funcionam de forma programada e contínua, verificando periodicamente se algum chamado atende às condições estabelecidas.
¶ 🕒 Como as automações funcionam
As automações são processadas automaticamente a cada hora, analisando todos os chamados que ainda não estão encerrados.
Quando as condições configuradas forem atendidas, o sistema executa as ações associadas — como enviar notificações, alterar status.
Exemplo prático: Enviar um e-mail um determinado agente quando um chamado ficar sem resposta por mais de 48 horas. Alterar automaticamente o time de atendimento de um chamado quando ele estiver em Andamento por muito tempo. Fechar chamados que permaneceram pendentes por mais de 3 dias.
¶ ⚙️ Fatos importantes sobre automações
- As automações são executadas a cada hora, em horários fixos (exemplo: 11h, 12h, 13h...), garantindo uma rotina previsível e controlada de processamento
- Diferente de algumas plataformas, não há limite de chamados que podem ser processados por hora. Todas as automações configuradas serão aplicadas conforme suas condições forem atendidas, independentemente da quantidade de chamados.
- As automações podem ser executadas em qualquer estado de chamado, inclusive chamados já fechados, desde que a configuração da automação permita esse comportamento.
- Não existe um número máximo de vezes que um chamado pode ser atualizado por automações. A Mexx permite atualizações contínuas e dinâmicas, respeitando apenas as regras definidas pelo usuário e as condições estabelecidas em cada automação.
- São ideais para processos de lembrete, atualização automática e controle de SLA.
¶ ⚙️ Exemplo de automação na MEXX
Um exemplo comum de automação é o fechamento automático de chamados após um período de tempo definido.
Por exemplo, é possível configurar para que chamados com status pendentes há mais de 96 horas sejam automaticamente encerrados — evitando acúmulo de tickets antigos e mantendo o ambiente organizado.
🧩 Como funciona:
Quando o sistema identifica chamados com o status “Pendente” há mais de 96 horas, ele aplica a ação configurada para alterar o status para “Encerrado”.
Após o encerramento, o chamado permanece disponível apenas para consulta, sem permitir novas edições ou automações adicionais sobre ele.
👉 Dica:
As automações na MEXX podem ser combinadas com ações personalizadas, campos específicos e condições avançadas, oferecendo grande flexibilidade para adaptar o comportamento do sistema à rotina de cada organização.
O Mexx fornece uma automação que demonstra um destes usos comuns:
Essa automação realiza o fechamento automático dos chamados que permanecem em status de pendência por mais de 96 horas.
Quando executada, todos os chamados que atendem a esse critério são encerrados automaticamente.
A configuração dessa ação de fechamento tem a seguinte aparência:
Após o encerramento do chamado as automações param de afetá-lo.
¶ Garantindo que uma automação seja executada apenas uma vez
Na Mexx, as automações são processadas periodicamente para verificar se os critérios definidos foram atendidos.
Para evitar que uma mesma automação seja executada repetidas vezes sobre o mesmo chamado, é importante configurar condições ou ações que impeçam execuções repetitivas.
¶ Como evitar repetições
Uma automação deve conter ao menos uma dessas opções:
- Uma ação que altere o critério utilizado pela automação, impedindo que ela continue verdadeira após a execução.
- Uma condição que só possa ser verdadeira uma vez, como uma verificação de tempo ou status específico.
¶ Exemplos práticos
Exemplo 1 — Alteração de prioridade:
Se a automação é configurada para agir em chamados com prioridade “Normal”, ela pode incluir uma ação para mudar a prioridade para “Alta” após ser executada.
Assim, o chamado deixa de atender a condição original e a automação não será repetida.
Exemplo 2 — Condição de tempo:
Uma automação pode ser configurada para atuar em chamados criados há mais de 4 horas.
Quando for executada uma vez, o tempo continuará passando e, nas próximas verificações, o chamado já não atenderá mais essa condição.
¶ 🧩 Criação e gerenciamento
Para criar, visualizar e editar automações:
Menu → Automações → Automação
Dentro desse módulo, você pode criar novas regras ou editar automações já existentes de forma simples e organizada.
- No menu geral de automação, clique em “Nova Regra” para iniciar a configuração de uma automação do zero.
- Em automações já cadastradas, utilize o menu de três pontos (…) ao final da linha para editar, clonar ou eliminar a automação.
- Ao editar uma automação existente, é possível:
- Definir as condições que irão disparar a regra (exemplo: status, prioridade).
- Escolher as ações automáticas que serão executadas quando as condições forem atendidas (exemplo: enviar e-mail, alterar categoria, mudar status). - Na parte superior da tela, há três abas principais de regras de execução:
- Criação de Tickets: usada para definir automações que são executadas no momento em que um chamado é criado.
- Atualizações de Tickets: define automações disparadas quando há alterações nos chamados existentes, como mudança de status, prioridade ou categoria.
- Acionadores de Horário: permite criar regras baseadas em tempo, como automações que disparam a cada X horas ou após determinado período de inatividade.
💡 Dica: use nomes claros nas suas automações para facilitar a identificação no painel.
Observação: Na Mexx, é possível consultar o histórico completo das automações configuradas e suas respectivas execuções diretamente pelos relatórios disponíveis no sistema.
- Para visualizar e gerenciar as automações criadas, acesse o menu Relatórios > Automações
- Para acompanhar quando e como cada automação foi disparada, acesse o menu Relatórios > Automações Executadas, onde é exibido o histórico detalhado de execuções, incluindo data, hora e resultado da ação aplicada.
Esses relatórios permitem acompanhar o comportamento das automações em tempo real e facilitam a análise de execuções bem-sucedidas ou com falhas.